JULES VERNE

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lunes, 29 de mayo de 2017

¿A quién le toca organizar los documentos?


Lorenzo Pérez Sarrión
Secretario General del Pleno del Ayuntamiento de Gandia.
Del “Yo no he sido” o el “ya lo dije”,  a los “Manguitos digitales”
.
Hace 30 años, a un auxiliar administrativo se le pedían, como requisito, 250 pulsaciones por minuto frente a su máquina de escribir.
Hoy, todos escribimos con ordenadores y multitud de dispositivos (teléfonos móviles, tabletas portátiles, relojes inteligentes…) inimaginables hasta para el bueno de Jules Verne, quien ya “visionó” el fax más de 100 años antes de que se inventara (y el cual, por cierto, de vigencia efímera, ya casi está extinto en la actividad burocrática, salvo ¿honrosas? excepciones: los Juzgados, ¿por qué será? Sin comentarios).
Obviamente, en las Administraciones Públicas, seguimos produciendo documentos (papeles, archivos…), pues el procedimiento es la garantía constitucional del Estado de Derecho como legitimación y límite del actuar administrativo con respeto al principio de la legalidad en cada momento vigente. Eso sí, cada vez de maneras más imaginativas y variopintas: además del ya clásico tratamiento de texto, archivos de audio o imágenes, códigos de barras, enlaces e hipervínculos, o códigos QR. La tecnología cada vez tiene menos límites. ¿Y las personas?
Y ante ello, por todos cabe -o debe- plantearse, cada uno en su organización: ¿Nos hemos adaptado/vamos adaptando, a esta nueva y cambiante realidad? ¿O estamos a la espera de que alguien se ocupe de ello?
Cualquier usuario -empleado público- genera diariamente documentos e información esencial para la administración pública para la que trabaja, quien le retribuye, precisamente, por ese desempeño profesional, sobre la base de la relación jurídica estatutaria que les une a ambos.
Es decir, en términos marxistas, el producto por el cual el empresario (recuérdese que hablamos de administraciones públicas, y de ahí su deber de reinversión social a su propietario colectivo: la ciudadanía democráticamente representada) obtiene de alguna manera su plusvalía, viene definido, entre otras cosas, de forma importante,  por documentos, información y datos. Y éstos necesitan orden y concierto.
La paradoja es que, pese a ello, estos peculiares “empresarios” no siempre diseñan, disponen y organizan las herramientas, procesos y recursos necesarios para garantizar la obligación legal de organizar y archivar con métodos eficientes y de forma racional, comprensible, predecible, conocida, recuperable, perdurable y reutilizable, todo ese conjunto de datos, sea cual sea su formato: papel, bits o parcela de nube en el ciberespacio.
Pese a ello -o por ello-, ¿hemos de permanecer impasibles, amparándonos en unos supuestos reinventados “manguitos digitales”? ¿Hemos de esperar sentados a que alguien lo haga por nosotros?
Porque si existe una realidad palpable en la era de constante y veloz revolución tecnológica que vivimos (disfrutamos/padecemos) es que los cambios se producen “sí o sí”, con o sin participación  de quien por ellos se ven afectados. Sobran ejemplos. Es como el viejo dicho en política: “o te ocupas de ella o ésta se ocupará de ti”. Es lo que hay, así que ya se sabe, como decía antaño el casposo refrán de la jerga militar cuando se le disparaba accidentalmente un arma al recluta: “reclamaciones al maestro armero…”
Pienso, en definitiva, que esta reflexión que una vez más propongo en este foro, desde mi condición de habilitado nacional que se ocupa de la fe pública -y convencido de la vix expansiva de ésta- bien se la puede -o debe- hacer, también, cualquier directivo o responsable de nuestras administraciones públicas, respecto de su esencial instrumento de trabajo para desempeñar sus competencias y ejercer sus atribuciones en el ámbito jurídico administrativo. Y de igual manera, los desarrolladores de tecnología, que generan el cauce y soporte de esa actividad.
Será difícilmente justificable pues, que sin embargo, no lo hagan los profesionales de la archivística y la documentación.
A todos nos va la vida -profesional- en ello. No será que no estamos avisados…
Así que nos toca a nosotros organizarnos, sentar orden y criterio, transformando esas difusas -pero ciertas- amenazas, en nichos de oportunidad, sobre la base de la fortaleza -real- que nos aporta el talento, la formación y el conocimiento.
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